Toplantılara hazırlık aşamasında ilk olarak toplantı tarihi, saati, toplantıya katılacakların isim listesi ve yeri planlanır. Bu planlamalar yapıldıktan sonra gündemin hazırlanması, bu gündemin katılımcılarla paylaşılması, toplantı akışının belirlenmesi gibi hazırlıklar tamamlanır.
Bir toplantının başarılı geçmesinde ve toplantıya katılanların memnun ayrılmasında etkili olan unsurlardan biri de toplantı salonunun uygun seçilmesidir.
Toplantı odası organize ederken katılımcıların rahatını düşünüyorsanız ve seçeceğiniz toplantı mekanları konusunda hassas davranıyorsanız Sangha'nın sunduğu hizmetlerden faydalanabilirsiniz. Sangha'nın verdiği hizmetler ve kiraladığı salonlar hakkında detaylı bilgi almak için sanghaegitimsalonlari.com sitesini inceleyebilirsiniz.
Toplantının yapılacağı yer ve salon belirlendikten sonra, katılımcıların rahatça bulabilecekleri adres detayları ve yol tarifi katılımcılara bildirilmelidir. Salonun istenilen şekilde hazırlanmış olup olmadığının kontrolü için, toplantıyı organize eden kişinin toplantıdan en az bir saat önce toplantı mekanında bulunması gerekir.
TOPLANTI SALONUNUN DÜZENLENMESINDE NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR?
- Toplantı yapılacak salonun temizlenmiş, her yerin tozunun alınmış ve toplantıya uygun şekilde düzenlenmiş olması gerekir.
- Salondaki masa düzeni ve koltuk yerleşimi istenildiği şekilde hazırlanmalı ve kullanılacaksa isimlikler, defter, kalem gibi kırtasiye eşyaları, toplantı gündemini içeren evraklar kişi adedi kadar masalara yerleştirilmelidir.
- Toplantı mekanı en az bir saat önceden havalandırılmış olmalıdır.
- Hava şartlarına bağlı olarak ısıtıma veya soğutma ayarlanarak oda içindeki ısı derecesi düzenlenmelidir. Aşırı sıcak ya da üşümeye sebep olacak kadar soğuk bir ortamda katılımcılar rahat edemeyecek ve toplantıya yeterince kendisini veremeyecektir.
- Toplantı başlamadan önce salondaki ışık düzeninin ayarlanmış olması gerekir. Işıklandırmanın çok fazla yapılması veya salondaki ışığın yetersiz olması da katılımcıları olumsuz etkileyecektir.
- Toplantı öncesinde, katılımcılar gelmeden kullanılacak cihazların çalışır olduğu mutlaka kontrol edilmeli, herhangi bir aksaklık görülmesi durumunda acil olarak teknik sorunlar giderilmelidir.
- Toplantı salonundaki masaların görünüşü de estetik şekilde düzenlenmelidir. İsteğe bağlı olarak toplantı masasında katılımcıları rahatsız etmeyecek tarzda seçilmiş canlı çiçek bulundurulabilir.
- Toplantıya katılacak misafirlere ikram edilecek yiyecekler ve içecekler toplantı süresince toplantının akışını bölmeyecek şekilde servis edilmelidir. Servis edilecek yiyecekler katılacak kişi sayısına göre belirlenmeli ve rahat yenilebilecek, herkesin ortak zevkine hitap edecek yiyecekler tercih edilmelidir.
